Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty đóng vai trò quan trọng để biết buổi tiệc có thành công hay không. Vậy các bước xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên gồm những gì? Bài viết dưới đây, sẽ được MyMedia tổng hợp lại 10 bước siêu dễ hiểu và chi tiết gửi đến bạn. Cùng tham khảo nhé!
Mục Lục
1. Lên ý tưởng tổ chức, xác định chủ đề cho tiệc Tất niên
Bước đầu tiên trong việc lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty thành công là cần có ý tưởng và chủ đề hấp dẫn, thu hút. Doanh nghiệp bạn nên thay đổi chủ đề của tiệc tất niên cuối năm để tránh gây sự nhàm chán, đồng điệu. Tuy nhiên, lên ý tưởng và lựa chọn chủ đề nên bám sát, phản ánh được giá trị văn hóa của doanh nghiệp. Đồng thời, tạo ra một không gian để các nhân viên kết nối, tăng cường tinh thần đồng đội và thể hiện sự gắn kết trong công ty.
Việc lên ý tưởng, xác định chủ đề là bước tiền đề để chuẩn bị kỹ lưỡng cho các bước tiếp theo như địa điểm tổ chức, thiết kế âm thanh ánh sáng sân khấu,… Dưới đây là một số ý tưởng chủ đề tổ chức cho tiệc tất niên mà bạn có thể tham khảo:
- Tiệc tất niên dạ hội: Chủ đề này, các khách mời sẽ mặc váy đầm dạ hội, áo vest hoặc các trang phục sang trọng. Địa điểm nên chọn để tổ chức tiệc tất niên theo tiệc dạ hội nên sang trọng, lộng lẫy. Có thể lựa chọn khách sạn hoặc nhà hàng cao cấp.
- Tiệc tất niên kết hợp Teambuilding: Đây là ý tưởng độc đáo, vừa tham gia được bữa tiệc vừa vui chơi gắn kết thân thiết các thành viên với nhau hơn. Tổ chức tiệc tất niên kết hợp Teambuilding nên được tổ chức ở các địa điểm ngoài trời như: khu du lịch sinh thái, resort, bãi biển,…
- Tiệc tất niên ngoài biển: Khung cảnh biển xanh cát trắng, buổi tiệc buffet với những trang phục đầy màu sắc. Chắc chắn không gian bữa tiệc sẽ trở nên tươi mới, độc đáo hơn bao giờ hết.
2. Lập danh sách khách mời
Việc lập danh sách khách mời từ trước sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng người tham gia. Từ đó, việc lựa chọn địa điểm không gian tổ chức, bố trí bàn ghế, chuẩn bị đồ ăn,… sẽ dễ dàng thực hiện hơn. Điều này tránh cho bữa tiệc bị quá tải, mất kiểm soát cũng như thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.
Bạn có thể lập danh sách khách mời theo từng phân khúc, đối tượng. Điều này giúp bạn thiết kế và gửi thư mời chuyên nghiệp hơn. Lưu ý, việc gửi thư mời cho các khách mời cũng phải được chuẩn bị kỹ lưỡng. Cách tốt nhất bạn nên gửi thiệp mời trước 3 – 5 ngày để khách mời có thể sắp xếp thời gian tham dự.
Khi lập danh sách khách mời nên đảm bảo các thông tin cơ bản như: Họ tên, chức danh/đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại, các chú ý về thông tin bữa tiệc tất niên cuối năm.
3. Tìm kiếm địa điểm tổ chức
Sau khi hoàn thành các bước lên ý tưởng chủ đề tổ chức, lập danh sách khách mời. Bạn tiến hành đến bước tìm kiếm địa điểm tổ chức, nên chủ động tìm kiếm và đặt trước 1 – 2 tháng để tránh tình trạng kín chỗ, không tìm được địa điểm phù hợp. Vì cuối năm có rất nhiều doanh nghiệp tổ chức tiệc tất niên cuối năm cũng như các sự kiện đặc biệt. Nên tìm địa điểm tổ chức sớm giúp bạn tiết kiệm chi phí, cơ hội chọn được địa điểm đẹp cao hơn.
Nếu tổ chức tiệc tất niên trong nhà không gian kín, bạn có thể tham khảo các địa điểm như: Khách sạn có sảnh rộng, trung tâm hội nghị, sảnh công ty, nhà hàng,… Đối với các không gian mở bạn có thể khảo sát qua: Bãi biển, khu du lịch sinh thái, resort, sân vườn chuyên tổ chức sự kiện.
Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc một số lưu ý quan trọng khi chọn địa điểm tổ chức. Địa điểm nên dễ tìm không cách quá xa thành phố, khu vực sân khấu rộng rãi, an toàn. Có bãi đỗ xe và vừa với sức chứa số lượng khách mời. Hiện nay, nhiều các doanh nghiệp, công ty lựa chọn tổ chức ngay tại văn phòng làm việc của công ty. Điều này giúp tiết kiệm chi phí địa điểm, tối ưu thời gian di chuyển của nhân viên, khách mời. Đây cũng là giải pháp tốt, bạn có thể tham khảo và cân nhắc.
4. Chọn MC và thợ ảnh chuyên nghiệp
Để buổi tiệc tất niên trở nên sôi nổi, không khí phấn khởi chắc chắn không thể thiếu được vai trò của MC tất niên. MC được coi là “Linh hồn” của bữa tiệc, chính vì vậy việc lựa chọn MC từ sớm là điều cần thiết. Người dẫn chương trình năng nổ, hoạt bát, linh hoạt xử lý tình huống sẽ khiến cho tiệc tất niên cuối năm thêm lôi cuốn, thu hút khách mời. Bạn có thể thuê MC chuyên nghiệp bên ngoài. Hoặc có thể sử dụng nhân viên có tài ăn nói, duyên dáng trong công ty để phụ trách phần này.
Bên cạnh đó, thợ ảnh phụ trách media cũng rất quan trọng. Bởi đây là những người lưu giữ lại những khoảnh khắc đáng nhớ nhất trong buổi tiệc. Đừng quên thuê thợ ảnh chuyên nghiệp để bạn có những bức hình đẹp nhất nhé!
5. Chuẩn bị các tiết mục, hoạt động trong tiệc tất niên
Chuẩn bị các tiết mục, hoạt động trong tiệc tất niên nên được thực hiện kỹ lưỡng từ đầu trong quá trình lên kế hoạch. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng được một kịch bản chi tiết, tổ chức một cách hiệu quả có logic.
Bạn có thể tham khảo một số hoạt động vui chơi như:
- Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
- Các trò chơi tất niên theo đồng đội.
- Cuộc thi bắt trọn khoảnh khắc đáng nhớ trong công ty.
- Các tiết mục văn nghệ ca múa nhạc, kịch,… từ nhân viên công ty tham gia hoặc từ các đơn vị bên ngoài.
- Video nhìn lại một năm qua của doanh nghiệp/công ty.
- Khen thưởng trao quà, tri ân và vinh danh các thành viên đã có thành tích xuất sắc.
6. Xây dựng kịch bản tổ chức tiệc tất niên
Trong kịch bản tổ chức tiệc tất niên sẽ gồm 2 loại kịch bản chính: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết. Trong đó:
- Kịch bản tổng quát: Chứa toàn bộ nội dung bao quát về công việc chung của buổi tiệc tất niên. Kịch bản này sẽ dành cho nhân sự của công ty để có thể nắm bắt nội dung, kiểm soát được lịch trình, khắc phục các tình huống phát sinh.
- Kịch bản chi tiết: Được hiểu là kịch bản của MC tất niên. Trong đây, sẽ gồm lời dẫn của MC và các phần phân công công việc cho toàn bộ đội ngũ tổ chức sự kiện. Đảm bảo các hoạt động diễn ra một cách hấp dẫn, đúng timeline của kịch bản chương trình.
Lưu ý khi xây dựng kịch bản, bạn cũng nên đồng thời xây dựng timeline cơ bản. Điều này sẽ khiến bạn kiểm soát dễ dàng toàn bộ quá trình chuẩn bị, chạy chương trình. Ngăn chặn nguy cơ trễ tiến độ, cháy timeline. Đồng thời nó cũng giúp từ khâu lựa chọn địa điểm, trang trí không gian, chuẩn bị thực đơn tiệc, sắp xếp các tiết mục biểu diễn một cách suôn sẻ, không gặp khó khăn đến khi diễn ra sự kiện.
7. Chuẩn bị quà cho nhân viên, khách mời tham gia tiệc tất niên công ty
Trong các buổi tiệc tất niên cuối năm, không thể thiếu được các tiết mục trao quà, tri ân cho những nhân viên có thành tích xuất sắc. Việc chuẩn bị quà cho nhân viên cũng như khách mời là điều cực kỳ cần thiết. Càng nhiều giải thưởng, phần quà càng thu hút được mọi người. Cơ cấu quà tặng sẽ tùy vào hạng mục trao tặng lập ra.
Bên cạnh đó, công ty cũng nên chuẩn bị quà tặng cho các đối tác, khách mời khác tại tiệc tất niên. Điều này cũng thể hiện sự tôn trọng đối với họ và cảm ơn đã đồng hành, hợp tác cùng công ty.
8. Dự trù mức ngân sách hợp lý tổ chức tiệc tất niên
Dự trù mức ngân sách hợp lý tổ chức tiệc tất niên là yếu tố quan trọng trong bất kỳ kế hoạch tổ chức sự kiện nào. Thiết lập ngân sách giúp bạn chủ động các yếu tố tài chính, dễ dàng báo cáo với cấp trên. Đồng thời kiểm soát được các trường hợp chi tiêu quá mức, khó xử lý cho quá trình thanh khoản sao này.
Thông thường các hạng mục để phân bố chi phí, ngân sách hợp lý thường có:
- Chi phí thuê địa điểm.
- Chi phí trang trí, setup sân khấu, ánh sáng.
- Chi phí quà tặng, khen thưởng.
- Chi phí đồ ăn, thức uống.
- Chi phí dự phòng.
Đưa ra ngân sách với con số cụ thể giúp hình thành được các hạng mục cần làm ngay từ đầu. Thay vì lên các khung hạng mục ban đầu rồi thiết lập ngân sách dựa trên ý tưởng, hạng mục. Lưu ý, bạn nên dự trù một khoản cho các chi phí phát sinh hay dự phòng từ 10 – 15% cho tổng chi phí tổ chức tiệc tất niên.
9. Xác định công việc và phân công nhiệm vụ
Lên danh sách các công việc cần thực hiện. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm tổ chức tiệc tất niên. Trong đó có 4 nhóm nhân sự phổ biến trong các sự kiện nói chung và tiệc tất niên nói riêng bao gồm:
- Nhân sự chỉ dẫn khách vào khu vực để xe.
- Nhân sự đón tiếp khách từ cổng vào.
- Nhân sự hướng dẫn đưa khách vào chỗ ngồi.
- Nhân sự điều phối chạy trương trình, thông thường sẽ có: điều phối, giám sát, âm thanh, ánh sáng,…
10. Kiểm tra, hoàn tất các công việc
Bước cuối cùng trong 10 bước lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty là kiểm tra lại tất cả các chi tiết. Đảm bảo rằng mọi thứ đã sẵn sàng và chuẩn bị cho tiệc tất niên cuối cùng.
Đặc biệt, trước khi buổi tiệc bắt đầu nên kiểm tra lại thiết bị không gian. Kiểm tra lại sân khấu, background chụp hình, hệ thống âm thanh ánh sáng. Chắc chắn rằng chúng hoạt động một cách ổn định và suôn sẻ.
Vừa rồi là 10 bước lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty. Mong rằng bài viết của MyMedia đã cung cấp đủ thông tin các bước hữu ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn có một ngày tốt lành.
Nếu bạn còn đang phân vân chưa biết chọn đơn bị tổ chức tiệc tất niên nào chuyên nghiệp. Đừng lo, hãy liên hệ với MyMedia để được hỗ trợ tư vấn nhiệt tình 24/7. Giúp bạn tổ chức sự kiện độc đáo, chuyên nghiệp là niềm vui của chúng tôi.
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Hotline: 0833.57.8688
Email: contact@mymedia.vn
Website: https://mymedia.vn/
